Automatisation des tâches : le guide pour automatiser vos opérations et gagner en performance

Qu’est-ce que l’automatisation des tâches et des processus métiers ?

L’automatisation désigne l’utilisation de technologies pour exécuter des tâches de façon autonome, selon des règles et critères prédéfinis. Concrètement, des logiciels réalisent de manière automatique certaines opérations répétitives et fastidieuses, habituellement effectuées manuellement par des collaborateurs. 

L’automatisation des tâches vise à libérer les employés des activités chronophages dénuées de valeur ajoutée. Le temps ainsi dégagé peut se consacrer à des missions à fort ROI centrées sur les compétences humaines : relation client, prise de décision, créativité, gestion de projets complexes, etc.

Les champs d’application de l’automatisation des tâches au sein des organisations sont vastes. Ils couvrent aussi bien les processus de production, que les fonctions supports (comptabilité, RH, etc.) ou encore la relation client. L’automatisation s’immisce dans tous les rouages de l’entreprise.

Pourquoi automatiser ses tâches ?

L’automatisation des tâches présente des avantages décisifs pour les entreprises :

• Gain de productivité : les tâches fastidieuses étant automatisées, les employés se concentrent exclusivement sur leur valeur ajoutée. Leur productivité s’en trouve décuplée.
• Qualité accrue : les logiciels automatisés réalisent les tâches à l’identique en suivant des procédures strictes. Les risques d’erreurs humaines s’effacent. La qualité devient optimale.
• Coûts réduits : l’automatisation des tâches allège la masse salariale en limitant les besoins en personnel pour les tâches ingrates. Les coûts fixes diminuent. 
• Flexibilité renforcée : les logiciels paramétrables s’adaptent facilement aux évolutions. L’entreprise gagne en agilité pour répondre aux changements d’environnement.
• Innovation stimulée : déchargées des tâches à faible valeur ajoutée, les équipes peuvent se consacrer à l’innovation pour doper la croissance.

L’automatisation des tâches apporte ainsi rapidité, précision et flexibilité aux processus métiers. Cette optimisation se répercute directement sur la performance globale de l’entreprise.

Comment mettre en œuvre l’automatisation des tâches  ?

Réussir un projet d’automatisation nécessite une démarche rigoureuse en plusieurs étapes :

1. Analyser l’existant

Cette première phase doit investiguer en profondeur la situation actuelle. Des entretiens approfondis sont menés avec les opérationnels de chaque service concerné. L’objectif est de comprendre dans le détail leur quotidien et le déroulement réel des processus. 

Par ailleurs, des sessions d’observation sont réalisées sur le terrain. Les collaborateurs sont observés durant leur travail pour identifier précisément toutes les tâches effectuées, leur enchaînement et les outils utilisés. 

Cette analyse qualitative est complétée par une approche quantitative. Des mesures de temps sont réalisées par échantillonnage pour évaluer la durée de chaque tâche. Des indicateurs de performance permettent également d’objectiver les problèmes : taux d’erreurs, délais de traitement, nombre d’interactions manuelles, etc.

Cet audit extrêmement précis des processus sous tous leurs aspects permet d’identifier avec certitude les sources majeures de gaspillage sur lesquelles faire porter l’automatisation des tâches.

2. Définir la cible

Sur la base des insights de l’audit, les scénarios d’automatisation cibles sont définis et priorisés. 

Les tâches sont sélectionnées selon des critères stricts: opérations totalement manuelles, répétitives, fastidieuses, sans valeur ajoutée, et réalisées fréquemment. Leur automatisation des tâches doit générer un ROI positif.

Les scénarios décrivent précisément le périmètre à automatiser, l’enchaînement logique des actions, les règles métier à respecter, les données manipulées, les points d’intégration avec les autres systèmes, etc.

Ces scénarios permettent de contractualiser les cas d’usage avec les sponsors du projet. Ils constituent ensuite le cahier des charges fonctionnel pour les équipes techniques qui développeront les solutions logicielles.

3. Développer les solutions techniques

Sur la base des scénarios d’automatisation détaillés, les équipes IT traduisent les besoins métier en solutions techniques adaptées. 

Plusieurs options s’offrent à elles :

• Paramétrage poussé de l’ERP existant pour automatiser certains processus standards grâce aux fonctionnalités natives.
• Développement spécifique de connecteurs et APIs pour faire communiquer les différents systèmes d’information de l’entreprise.
• Mise en place d’une solution de RPA (Robotic Process Automation). Ces logiciels reproduisent l’enchaînement des tâches réalisées manuellement par les utilisateurs sur leurs interfaces. 
• Acquisition d’applications tierces spécialisées sur le marché pour automatiser certaines fonctions.
• Combinaison de plusieurs de ces alternatives pour une solution sur-mesure optimale.

Quelle que soit l’option, la solution technique doit intégrer des tableaux de bord et indicateurs pour superviser l’automatisation.

4. Accompagner le déploiement 

La réussite de l’automatisation des tâches passe par l’adhésion des utilisateurs. Un plan de change management complet doit être déployé.

Des formations sur-mesure sont dispensées à chaque population concernée pour monter en compétences sur les nouveaux outils.

Une communication transparente sensibilise aux objectifs et bénéfices de la démarche. Un support utilisateur de proximité résout chaque problème éventuel.

Un transfert de compétences est opéré pour que les équipes internalisent la maîtrise des solutions. Elles pourront ainsi garantir l’évolution des systèmes dans la durée.

5. Superviser et optimiser 

En production, des tableaux de bord suivent des KPI pour s’assurer des gains obtenus et détecter toute dérive.

Les solutions sont ajustées en continu pour maximiser les bénéfices. De nouveaux cas d’usage sont identifiés pour étendre les périmètres d’automatisation.

Ce processus itératif garantit que l’automatisation continue de créer de la valeur dans la durée pour l’entreprise.

Bien sûr, développer des solutions sur-mesure d’automatisation nécessite des compétences techniques avancées. Mais il existe désormais des alternatives à la portée de tous.

Les outils no code permettent d’automatiser soi-même des processus, sans coder. Ils offrent des interfaces visuelles simples, des modèles pré-conçus et des connecteurs prêts à l’emploi. Même des non-techniciens peuvent tous concevoir des workflows automatisés de A à Z.

Ces nouvelles solutions démocratisent l’automatisation. Elles la rendent accessible aux équipes métiers, avec un fort ROI et sans dépendre d’un service IT surchargé. Les directions métiers gagnent ainsi en autonomie pour optimiser leurs opérations.

Quels sont les principaux outils d’automatisation ?

Zapier

Zapier permet de connecter facilement des applications web entre elles pour automatiser la transmission de données. Sa bibliothèque de templates et ses interfaces visuelles en glisser-déposer accélèrent la création de workflows automatisés. Zapier convient idéalement pour des besoins simples. 

Make

Make offre une plateforme d’intégration et d’automatisation des processus puissante. Ses fonctions avancées comme la gestion des erreurs et le monitoring facilitent les cas d’usage complexes. Sa couverture applicative est vaste. L’ergonomie est très accessible pour les non-techniciens.

Airtable 

Airtable combine base de données relationnelle et automatisations visuelles. Ses vues kanban permettent de déclencher des actions selon l’état d’avancement d’un objet. Airtable automatise ainsi simplement certains processus métier clés. Toutefois, les capacités restent limitées.

L’automatisation représente un puissant levier de compétitivité et d’innovation pour les entreprises. À condition de suivre une méthodologie rigoureuse dans son implantation, centrée sur l’humain et l’organisation. Les dirigeants disposent désormais d’une feuille de route éprouvée pour piloter ce chantier stratégique, et construire une usine digitale agile et performante avec l’aide de MeilleurProcess.